退職手続きのチェックリストに、AIの項目がない
退職時にやることは、だいたいどの会社でも決まっています。PCの返却、入館証の回収、メールアカウントの停止、ファイルサーバーの権限削除。
この一覧に、生成AIの項目が入っている会社はまだ少ない。結果、退職者のAIアカウントだけが生き残ります。
そこには在職中の業務の会話が全部残っています。顧客とのやりとりの相談、見積の検討、トラブル対応の経緯。退職後も本人がいつでも読めます。
法人契約していれば、止められる
会社がChatGPT BusinessやEnterprise、Google Workspaceを契約していれば、管理画面から該当アカウントを無効化できます。
このとき確認しておくことが2つあります。
ひとつは、会話の内容が管理者に引き継がれるか。アカウントを消すと会話も消えるのか、組織に残るのか。業務上の引き継ぎが必要な内容が入っていることがあります。
もうひとつは、GPTsやカスタムツールの所有権です。退職者が作ったGPTを他の社員が使っていた場合、アカウント停止で使えなくなることがあります。
アカウントを止めてからでは中身を見られないことがあります。退職日より前に、本人立ち会いで「業務上引き継ぐべき会話やGPTがあるか」を確認しておくと安全です。
個人契約だった場合にできること
こちらが本題です。会社が契約していないなら、技術的に止める手段はありません。
できるのは3つだけです。
まず、何を使っていたかを聞く。退職面談で「業務でどのAIツールを使っていましたか」と聞く。責める文脈でなければ、だいたい答えてくれます。
次に、削除を依頼し、記録に残す。本人に削除してもらい、「削除しました」という回答を書面かメールで残す。技術的な確認はできませんが、記録としては意味があります。
最後に、秘密保持の誓約書を更新する。退職時の誓約書に、生成AIサービス上に残る情報の削除を明記しておく。
退職時誓約書への追記例
私は、在職中に業務に関連して生成AIサービス（ChatGPT、Gemini、Claude、議事録作成ツール等を含む）に入力した会社の情報、およびこれらのサービス上に保存された会話履歴・アップロードした資料について、退職日までにすべて削除したことを確認します。
また、これらのサービス上に会社の情報が残存していることを後日認識した場合は、速やかに削除し、会社に報告します。
文面は顧問の社労士か弁護士に確認してから使ってください。既存の誓約書との整合も要ります。
退職のときだけの話ではない
同じ問題は、もっと頻繁に起きています。
| 場面 | 起きること |
|---|---|
| 部署異動 | 前の部署の情報が、本人のAI履歴に残ったまま新部署へ |
| プロジェクト終了 | 秘匿案件の検討内容が、終了後も履歴に残る |
| 派遣・業務委託の契約終了 | そもそも会社のアカウントを持っていないことが多い |
| 休職・産休 | アカウントを止めるか迷い、結局そのままになる |
派遣や業務委託は特に抜けます。契約上は外部の人なのに、業務の話をAIに入れている。会社のアカウントを渡していないので、何を使っているか把握もできません。この話は委託先への縛り方の記事に書きました。
チェックリストに3行足す
難しい制度設計は要りません。既存の退職手続きのチェックリストに追記するだけです。
- 会社契約のAIサービスのアカウントを無効化した（引き継ぐ会話の確認を済ませた）
- 本人が業務で使っていた個人契約のAIサービスを聞き取り、削除を依頼した
- 誓約書にAIサービス上の情報削除の条項が含まれている
1番だけでも、やっていない会社が多い。まずそこからです。
結局、入れさせないのが一番早い
ここまで退職時の話を書きましたが、本質的には在職中に何を入れさせるかの問題です。
顧客名簿を入れていなければ、退職後にアカウントが残っていても大した話になりません。入れていたから困る。
退職手続きを整えるのは必要ですが、それは最後の砦です。手前で止めるほうが圧倒的に安い。入れてよい情報の線引きを先に決めてください。