NotebookLMに社内資料を入れていいか

根拠を示してくれるので嘘が混ざりにくく、長い資料の読み込みには本当に向いています。ただ、資料を入れないと動かないツールなので、最初の一歩が判断になります。

NotebookLMは「入れた資料しか見ない」

NotebookLMは、アップロードした資料の範囲内で答えるGoogleのツールです。一般のChatGPTのように広い知識から答えるのではなく、こちらが入れたPDFやドキュメントだけを読んで回答します。

根拠として元の箇所を示してくれるので、「それっぽい嘘」が混ざりにくい。社内マニュアルの検索や、長い報告書の読み込みには確かに向いています。

ただし、資料を入れないと何もできないツールです。つまり使い始めた瞬間に、社内資料をアップロードすることになる。そこが論点になります。

NotebookLM自体の機能はほぼ同じ。分かれ目は、アップロードした資料が会社の管理下にあるかどうか。個人アカウントで使っている時点で、会社は何も把握できない。

NotebookLMは無料で使えるので、会社が何も契約していなくても社員が使い始めます。そして個人のGmailアカウントで使います。

この状態で起きることを具体的に書きます。

社員が業務マニュアルをアップロードして活用する。本人は効率化しているつもりです。ところがその資料は個人アカウントの中にあり、会社からは見えません。退職するとき、返却を求めることもできません。アカウントごと持っていかれます。

これは生成AIの問題というより、会社が把握していないAIの利用の典型です。ツールが便利なほど起きやすい。

⚠ 退職時に効く

個人アカウントに入った社内資料は、法的には返還を求められても、技術的には確認する手段がありません。「消しました」という本人の言葉を信じるしかなくなります。

Googleは、Google Workspaceの有料版におけるNotebookLMのデータを、モデルの学習に使わないと説明しています。業務での利用を前提に設計されている、という位置づけです。

無料の個人向けについては、扱いが異なる場合があります。利用規約やプライバシーに関する説明を確認してください。

ただ、ここでも学習に使われるかどうかと、外部に送信されるかどうかは別です。どちらのプランでも、アップロードした資料はGoogleのサーバーに保存されます。

NotebookLMはノートブック単位で共有できます。この共有設定が、GPTsと同じ事故を生みます。

リンクを知っている人に公開する設定にすると、URLが渡った先の全員が資料を読めます。社内共有のつもりで出したリンクが、転送されて社外に届く。よくある話です。

共有するなら、相手のアカウントを個別に指定する方式にしてください。手間は増えますが、追跡できます。

法人アカウントで、共有設定も適切、という前提でも、入れる資料は選びます。

判断に迷ったら、その資料をファイルサーバーの「全社共有」フォルダに置けるかを考えてください。置けないものは、入れないほうがいい。

否定的なことばかり書きましたが、公開資料の読み込みには本当に向いています。

たとえば補助金の公募要領、法改正の解説資料、業界団体のガイドライン、規格の文書。何十ページもあって読むのが大変で、しかも公開情報。NotebookLMの一番いい使い方だと思います。

自社の情報を入れずに、外の情報を読むために使う。この方向なら、リスクはほとんどありません。

1番がいちばん大事で、いちばん守られません。無料で使えるツールほど、個人アカウントで始まります。禁止するだけでなく、会社のアカウントで使える状態を用意してください。使えないと、結局個人に戻ります。