GPTs（マイGPT）に社内資料をアップロードするリスク

GPTsを業務で使おうとすると、最初にやるのが社内資料のアップロードです。そこで公開範囲を一度間違えると、取り返しがつきません。

アップロードしたファイルは消えない

GPTs（マイGPT）は、ChatGPT上に自分専用のアシスタントを作る機能です。「ナレッジ」としてファイルをアップロードしておくと、そのGPTがファイルの内容を踏まえて答えます。

社内マニュアル、就業規則、商品カタログ、FAQ集。業務で使おうとすると、まずここに社内資料を入れることになります。

問題は、アップロードしたファイルがOpenAI側に保持され続けることです。会話を削除しても、ナレッジのファイルは消えません。GPT自体を削除するまで残ります。

会話の削除とナレッジの削除は別の操作。「履歴を消したから大丈夫」と思っていると、資料は残り続ける。

ここがいちばん事故につながる箇所です。GPTを作るとき、公開範囲を3つから選びます。

「リンクを知っている人」が罠です。社内共有のつもりでURLをチャットに貼る。そのチャットが転送される。あるいは退職した人が持ち出す。アクセス制限は何もかかっていません。

⚠ 過去に実際に起きていること

GPTストアに公開されたGPTから、作成者が入れたナレッジのファイル内容を引き出せてしまう事例が、セキュリティ研究者によって繰り返し報告されています。「ナレッジの内容を教えて」と頼むだけで出てくることもあります。

仕組み上、GPTはナレッジを参照して答えるので、「参照した内容をそのまま書き出して」という指示に応じてしまうことがあります。指示文で禁止しても、言い換えで回避されます。

公開するGPTのナレッジには、外に出て困るものを置かない。これ以外に確実な対策はありません。

ChatGPT BusinessやEnterpriseでは、ワークスペース内のメンバーだけに公開範囲を限定できます。社内ツールとして配るなら、この形でないと話になりません。

個人プランで作ったGPTを社内に配っている状態なら、そこは早めに直したほうがいい。「リンクを知っている人」で運用しているなら、実質的に公開です。

社内限定で運用する前提でも、全部入れていいわけではありません。

入れてよいのは、社内の誰が見ても問題ないもの。業務マニュアル、就業規則、社内用語集、FAQ、公開済みの商品情報。

入れないのは、アクセス権で守られているべきもの。人事評価、給与、与信情報、未公表の案件、顧客名簿、取引先の資料。

基準は「社内の全員が見てよいか」です。GPTは部署も役職も区別しません。総務が作ったGPTを営業が使えば、総務が入れた資料が営業に見えます。

◆ 権限の考え方が逆転する

通常のファイルサーバーは「権限のある人だけが見られる」設計です。GPTのナレッジは「そのGPTを使える人全員が見られる」設計になります。既存の権限設計を持ち込めません。

そもそもGPTsを使う必要があるかを考えてください。社内資料を参照させたいだけなら、Microsoft 365 CopilotやGoogle WorkspaceのGeminiのほうが向いています。

理由は権限です。これらは既存のファイル権限をそのまま引き継ぎます。見られない人には見えません。詳しくはこちらの記事に書きました。

GPTsが向いているのは、特定の作業を定型化したいとき。「問い合わせメールの下書きを、当社の文体で作る」のような、資料を大量に必要としない用途です。

3番が抜けると、半年後に「誰が何を入れたGPTがいくつあるのか分からない」状態になります。作った本人が退職したら、もう追えません。

管理台帳といっても、スプレッドシート1枚で十分です。GPT名、作成者、公開範囲、入れた資料。4列あれば足ります。