名刺とリストは、扱いの性質が違う
営業リストの作成や整理にAIを使いたい。相談として多い用途です。
ここで混同されやすいのが、自社が取得した個人データと、公開されている企業情報の違いです。
名刺交換で得た担当者の氏名と連絡先は、個人データです。一方、企業のウェブサイトに載っている代表電話と住所は、公開情報です。同じ「営業リスト」という言葉で括ると、扱いを間違えます。
利用目的を超えやすい領域
個人情報保護委員会は2023年6月の注意喚起で、個人データを含むプロンプト（AIに入力する文章）を入力する場合、特定した利用目的を達成するために必要な範囲内かを十分に確認するよう求めています。
営業リストは、ここに引っかかりやすい。
名刺交換のときに提示している利用目的が「当社サービスのご案内のため」だったとします。その範囲なら、案内を送ることは目的内です。
では、リストをAIに入れて「成約しそうな順に並べ替えて」と頼むのは。あるいは「この属性の企業の傾向を分析して」は。目的の範囲内と言えるかどうか、検討が要ります。
名刺の裏や問い合わせフォームに書いている利用目的の文言を、一度確認してください。生成AIを使った分析を想定していない文言のままなら、そこを直すのが先です。社労士や弁護士に相談してください。
ウェブから自動で集める場合
AIに「〇〇業界の企業リストを作って」と頼む、あるいはウェブから情報を自動収集する。ここは別の論点が重なります。
まず、対象サイトの利用規約。多くのサイトが自動収集を禁じています。規約違反は契約上の問題になります。
次に、生成AIが出す企業情報の正確性。「〇〇業界の主要企業を列挙して」と頼むと、実在しない会社名や、古い情報、誤った住所が混ざります。そのまま営業に使うと、届かないか、別の会社に届きます。
名簿業者から購入する場合は、さらに別の論点があります。個人データを第三者から取得する際には、取得の経緯の確認と記録が求められる場合があります。
実務で安全に使える形
個人データを入れずにできることは、思ったより多い。
| 用途 | 入力するもの |
|---|---|
| ターゲット企業の条件を整理する | 業種・規模・地域などの条件のみ |
| アプローチの優先順位の考え方を相談 | 判断軸の一般論。個社名は不要 |
| 初回メールの文面を作る | 提案内容のみ。宛先は後から差し込む |
| 業界の動向を調べる | 公開情報。出典は必ず確認する |
| 自社の提案資料を改善する | 自社の資料のみ |
| 商談メモから次アクションを整理 | 社名と担当者名を伏せたメモ |
3番目が効きます。文面のパターンを5通り作って、宛先ごとに差し込む。氏名を入れずに作業が完結します。
営業支援システムのAI機能に注意する
営業支援システム（SFA）や顧客管理システム（CRM）に、AI機能が付くようになりました。商談内容の自動要約、次アクションの提案、受注確度の予測。
便利ですが、これは蓄積した顧客データをAIが処理している状態です。自分で貼り付けていないだけで、構造は同じです。
確認すべき点を挙げます。
- 処理のために外部のAIサービスに送信されているか
- 送信される場合、どのサービスか。学習に使われないか
- データの保存場所は国内か海外か
- 機能をオフにできるか。項目単位で制御できるか
4番が大事です。オフにできない設計だと、導入した時点で全顧客データが対象になります。
AI-OCRと同じ構図です。こちらの記事にも書きましたが、業務システムに組み込まれたAIは、生成AIのルールから漏れがちです。
ルールの書き方
営業活動における生成AIの利用
1. 名刺情報、問い合わせ登録者の情報、商談記録を、AIに入力しないでください。
2. 顧客リストのファイルを、そのままアップロードしないでください。
3. 提案内容の検討やメール文面の作成には使って構いません。宛先・社名・担当者名は、文面ができてから差し込んでください。
4. ウェブサイトから企業情報を自動収集しないでください。対象サイトの規約違反になることがあります。
5. AIが出した企業名・連絡先は、必ず公式サイトで確認してから使用してください。
ガイドラインのひな形に追記して使えます。
一番効くのは、文面のバリエーション
使ってみた実感として、営業でAIが効くのは分析ではなく文章です。
同じ提案を、製造業向け、士業向け、小売向けに書き分ける。決裁者向けと担当者向けで変える。長い版と短い版を作る。
これを手で書くと1日仕事ですが、条件を渡せば数分です。しかも顧客データを1件も入れずにできます。
リスクを取らずに効果が出る部分から始めるのが、結局いちばん定着すると思います。